Qué mirar antes de cambiar de sistema de facturación

Cambiar de sistema de facturación —de un software a otro, o de la web de ARCA a un facturador de terceros— no es solo instalar algo nuevo. ARCA tiene reglas técnicas puntuales sobre numeración y puntos de venta que, si las salteás, terminan en un comprobante rechazado. Antes de migrar conviene revisar qué pasa con tus facturas viejas, cómo seguís la numeración sin cortes y qué preguntarle al proveedor nuevo antes de contratarlo.

¿Qué se lleva y qué no se lleva al cambiar de sistema de facturación?

Lo legal se lleva siempre; lo operativo, no. Cada factura emitida con CAE (el Código de Autorización Electrónico que ARCA asigna a cada comprobante válido) queda registrada de forma permanente en los sistemas de ARCA, independientemente del software que la generó. Eso significa que no tenés que reemitir nada, ni avisarle a tus clientes, ni preocuparte porque ese historial “desaparezca” al dejar de usar el sistema anterior.

Lo que no viaja automáticamente de un sistema a otro es la información propia de cada software:

• La base de clientes cargados, con sus datos de facturación.
• Las plantillas, logos o configuraciones de cada comprobante.
• Los borradores o comprobantes no emitidos que quedaron pendientes.
• El historial de facturas para consulta rápida dentro de esa herramienta (aunque el comprobante en sí siga existiendo en ARCA).

Esto hay que volver a cargarlo a mano o exportarlo del sistema viejo antes de dar de baja la cuenta, según lo que cada proveedor permita.

¿Cómo no rompo la correlatividad de la numeración?

ARCA numera los comprobantes de forma correlativa por punto de venta y por tipo de comprobante (factura A, B, C o E, nota de crédito, nota de débito). El sistema nuevo tiene que arrancar exactamente donde terminó el anterior, no en el número 1.

Antes de migrar, seguí estos pasos:

1. Consultá en el padrón de puntos de venta de ARCA cuál fue el último número autorizado para cada tipo de comprobante que emitís.
2. Configurá el sistema nuevo para que el próximo comprobante de cada tipo arranque en ese número más uno.
3. Si el proveedor nuevo no te deja fijar manualmente el número inicial, no sirve para este caso: vas a terminar con un salto o una superposición de numeración.
4. Hacé una prueba con el primer comprobante y confirmá que ARCA lo autoriza antes de facturar en volumen con el sistema nuevo.

¿Puedo cambiar la modalidad de un punto de venta ya usado?

No. Un punto de venta queda fijado a la modalidad de emisión con la que se usó por primera vez —Comprobantes en línea, Facturador Plus o Web Services— y esa modalidad no se puede modificar después. Si el sistema nuevo trabaja con una modalidad distinta a la que usabas, tenés que dar de baja el punto de venta anterior y habilitar uno nuevo en ARCA, que va a arrancar su propia numeración desde el comprobante 0001 por cada tipo.

Esto no rompe nada de forma irregular: es el mecanismo previsto por ARCA para estos casos. Tus clientes no notan la diferencia, porque el punto de venta y el número son datos internos del comprobante, no algo que ellos tengan que verificar.

¿Qué pasa con el certificado digital y la clave fiscal?

El certificado digital está vinculado a tu CUIT y lo emite ARCA, no el proveedor de software. Por eso no se pierde, no vence y no hay que renovarlo por el solo hecho de cambiar de sistema: podés reutilizarlo en el sistema nuevo o gestionar uno adicional si ese proveedor específico lo pide para sus web services.

Lo que sí necesitás revisar es el nivel de tu clave fiscal: para habilitar los servicios de facturación electrónica y los web services hace falta clave fiscal de nivel 3 o superior. La clave de nivel 2, la que usás para homebanking, no alcanza para este trámite.

¿Puedo usar dos sistemas de facturación al mismo tiempo?

Sí, se puede. ARCA no exige que uses un solo sistema: podés tener el sistema viejo activo mientras probás el nuevo, siempre que cada uno emita desde su propio punto de venta y respete la modalidad habilitada para ese punto de venta. Es la forma más prolija de migrar, porque evitás quedarte sin poder facturar si algo falla en la puesta a punto del sistema nuevo.

¿Qué preguntar antes de contratar un sistema nuevo?

Pregunta	Por qué importa
¿Emite con CAE en tiempo real?	Desde el 1° de agosto de 2026 es la modalidad principal y obligatoria para inscriptos en IVA; el CAEA quedó reservado solo para contingencias técnicas (RG 5852/2026).
¿Me deja fijar el número inicial del comprobante?	Si no podés configurar el próximo número por tipo de comprobante, se corta la correlatividad y ARCA rechaza el primer comprobante que emitas.
¿Guarda mi clave fiscal?	Cuanta menos gente tenga acceso a tu clave fiscal, mejor: preguntá si el sistema la necesita almacenada o solo la usa para autenticarte en el momento.
¿Carga la condición frente al IVA del receptor?	Es un dato obligatorio y excluyente en toda factura electrónica desde el 1° de julio de 2025 (RG 5616/2024); sin él, ARCA rechaza el comprobante.
¿Puedo exportar mis facturas si el día de mañana cambio de nuevo?	Evita que quedes atado a un proveedor por no poder sacar tu propio historial de comprobantes.

Tramitito emite las facturas A, B, C y E en ARCA con CAE en tiempo real y código QR, tanto por WhatsApp como por web, así no tenés que preguntarte si tu proveedor cumple con la modalidad que exige ARCA desde agosto de 2026.

Si tenés dudas sobre cómo afecta este cambio a tu categoría o a tu situación impositiva puntual, consultá con tu contador: esta nota describe el trámite técnico, no un consejo fiscal personalizado.